Etiketten maken

Voor het versturen van vakantiepost of kerstkaarten is het handig wanneer je de adressen van de ontvangers op etiketten kunt uitprinten.
In deze workshop wordt op twee manieren verteld hoe je etiketten van adressen kunt voorzien.

  1. De gemakkelijkste – maar ook meest arbeidsintensieve – manier is dat je de adressen zelf typt in Word.
  2. Een wat ingewikkelder manier is dat je de adressen importeert in Word vanuit een Excelbestand.
    Als je al een Excelbestand met adressen hebt, bespaar je je hiermee het typewerk.

ZELF ADRESSEN OP ETIKETTEN TYPEN
We beginnen met de gemakkelijkste manier, het zelf typen van de adressen.
Ga naar Menubalk > Extra > Brieven en verzendlijsten > Enveloppen en etiketten.

  1. Klik op het tabblad Etiketten.
    Je zit nu in het scherm Etiketten. Dit scherm bevat verschillende onderdelen.
  2. Linksonder kun je kiezen of je één etiket wilt printen of een heel vel.
    Wij kiezen voor een heel vel.
    Zet dus een stip voor Volledige pagina met hetzelfde etiket.
  3. Rechtsonder zie je het vakje Etiket.
    Klik op dit vak om het menu te zien waaruit je het door jou gewenste type etiket kunt kiezen.
    (Het type staat op de doos met etiketten die je bij de kantoorboekhandel hebt gekocht).
  4. Klik op Nieuw document.
    Word opent een nieuw document verdeeld in vakjes.
    Je begrijpt het al: ieder vakje is een etiket.
  5. Typ de adressen in de vakjes.
    Spring met Tab-toets naar het volgende vakje en met Shift+Tab-toets naar het vorige.
    Let even op. Je kunt een etikettenvel hebben gekozen met ruimte tussen de etikettenvakjes. In die tussenruimte kun je ook tekst typen, maar dat is natuurlijk niet de bedoeling.
    Bij dit soort etikettenvellen moet je twee keer op de tab-toets drukken om met de cursor in het volgende etiket terecht te komen.
  6. Als het vel vol is kun je gewoon verder gaan met op de tabtoets te drukken.
    Word gaat gewoon verder met een nieuw vel.
  7. Sla het bestand op als je klaar bent.
    Stop vellen met plaketiketten in de printer om de adressen uit te printen.

Tip
Sla het etikettenbestand op wanneer je klaar bent met het intypen van adressen.
Je kunt het etikettenbestand altijd veranderen of aanvullen, net als een gewoon Worddocument.

ADRESSEN IMPORTEREN VANUIT EXCEL
Het importeren van adressen uit een Excelbestand is ietsjes ingewikkelder dan het handmatig intypen van adressen, maar als je het hoofd koel houdt is het zo gepiept.
Word wijst je in zes overzichtelijke stappen de weg die je moet volgen.
Die stappen zijn in het kort

  1. Kies etiketten als documenttype.
  2. Geef aan welk soort etiketten je gebruikt.
  3. Zoek in je computer het Excelbestand met adressen op.
  4. Geef aan welke gegevens uit het adresbestand in welke volgorde op de etiketten moeten komen.
  5. Laat Word de etiketten maken.
  6. Klaar. Sla het bestand op en print de etiketten uit.

Wij nemen die stappen zo meteen gedetailleerd met je door.

Maar eerst….
Zorg er voor dat het Excelbestand met adresgegevens op orde is.
Controleer of de namen en adressen kloppen.
Het is ook handig wanneer bovenaan de kolommen aanduidingen staan als: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats.
Dit maakt het straks gemakkelijker aan te geven welke gegevens op de etiketten moeten worden afgedrukt.

Indeling adressenlijst
Zorg voor duidelijke teksten boven in de kolomkoppen.

ETIKETTEN IN ZES STAPPEN
Ga naar Menubalk > Extra > Brieven en verzendlijsten > Afdruk samenvoegen.
Op het computerscherm verschijnt een blauw Taakvenster.
In dit Taakvenster zet je de eerste van de zes stappen.

  1. In stap 1 selecteer je het documenttype.
    Selecteer onder Documenttype als type Etiketten (zie Afbeelding 1).
    Dit doe je door een stip voor de optie Etiketten te zetten.
    De eerste stap is hiermee gezet.
    Klik helemaal onderaan het Taakvenster op Volgende: Begindocument.
    Je komt in het venster waarin je stap 2 van 6 gaat zetten. 

    Selecteer Etiketten als documenttype
    Afbeelding 1: Selecteer Etiketten als documenttype
  2. In stap 2 verander je je gewone ‘blad papier’ in een ‘etikettenvel’.
    Selecteer Documentindeling wijzigen (zie Afbeelding 2).

    Documentindeling wijzigen.
    Afbeelding 2: Documentindeling wijzigen.

    Klik onder Documentindeling wijzigen op Opties.
    Je krijgt een menu voorgeschoteld waaruit je het door jou gewenste type etiket kunt kiezen (zie afbeelding 3).
    Het type etiket staat op de doos met etiketten die je bij de kantoorboekhandel hebt gekocht.
    Kies het type etiket waarop je de adressen wilt uitprinten.

    Type etiketten aangeven.
    Afbeelding 3: Type etiketten aangeven.

    Klik op OK.
    Het document op het scherm wordt nu ingedeeld als een – voorlopig nog even leeg – etikettenvel.
    Stap 2 is hiermee klaar.
    Klik onder Stap 2 van 6 op Volgende: Adressen selecteren. 

  3. In stap 3 geef je aan waar je de adressen vandaan haalt.
    Kies onder Adressen selecteren voor Een bestaande lijst gebruiken.
    Klik onder Een bestaande lijst gebruiken op Bladeren.
    Je krijg een schermpje te zien met Mijn gegevensbronnen.
    Achter Mijn gegevensbronnen zie je een zwart pijltje.
    Klik op het zwarte pijltje.
    Zoek in de computer het Excelbestand op waarin je adressen staan.
    Selecteer het bewuste bestand en klik op Openen.
    In het vervolgscherm Tabel selecteren geef je aan wáár in het Excelbestand de adressen staan.
    Dat is in 99,99% van alle gevallen op Blad 1.
    Blad 1 is al geselecteerd (zie Afbeelding 4).

    Waar in het Excelbestand precies?
    Afbeelding 4: Waar in het Excelbestand precies?

    Klik dus op OK.
    Nu gaat je Excel adressenbestand open, zij het in een iets kleinere uitvoering dan je gewend bent.
    Alle rijen zijn al aangevinkt, maar je kunt eventueel het vinkje weghalen voor een persoon die je geen kaart wilt sturen.
    Klik op OK.
    Stap 3 is nu klaar.
    Klik onder Stap 3 van 6 op Volgende: Labels schikken.

  4. In stap 4 geef je aan welke gegevens er op de etiketten moeten verschijnen en in welke volgorde.
    Klik onder Labels schikken op Meer items…
    Het scherm Samenvoegvelden invoegen verschijnt.
    Onder invoegen staat al een stip voor Databasevelden.
    Dat is ook de bedoeling, mooi zo laten dus.
    In het scherm Samenvoegvelden invoegen klik je op Voornaam, dan op Invoegen, dan op Sluiten.
    In het eerste etiket zie je het woord Voornaam verschijnen, tussen dubbele haken.
    Ga met de cursor achter die haken staan en plaats een spatie.
    Ga weer naar Meer items, kies tv, Invoegen, Sluiten en plaats een spatie.
    Ga weer naar Meer items, kies Achternaam, Invoegen, Sluiten en geef een Enter.
    Ga weer naar Meer items, kies Straatnaam, Invoegen, Sluiten en plaats Een spatie.
    Ga weer naar Meer items, kies huisnummer, Invoegen, Sluiten en geef een Enter.
    Ga weer naar Meer items, kies Postcode, Invoegen, Sluiten en plaats een spatie.
    Ga weer naar Meer items, kies Woonplaats, Invoegen, Sluiten en plaats een punt.
    (Als je wat handiger met de etiketten bent kun je ook de gegevens per regel invoeren en achteraf de spaties en leestekens invoegen).
    Klik tot slot van stap 4 op de knop Alle etiketten bijwerken.
    Stap 4 van 6 is nu klaar.
    Klik onder Stap 4 van 6 op Volgende: Labelvoorbeeld.
  5. Stap 5 is een fluitje van een cent.
    Word heeft alle gegevens op het etikettenvel heeft gezet. Als je in de vorige stappen alles goed hebt gedaan hoef je nu niets te doen.
    Eventueel kun je onder Stap 5 van 6 nog terug naar de vorige stappen om iets aan de etiketten aan te passen. Wij gaan ervan uit dat dit niet nodig is.
    Stap 5 van 6 is derhalve in één keer klaar.
    Klik onder Stap 5 van 6 op Volgende: Samenvoeging voltooien.
  6. Het etikettenvel is (of de etikettenvellen zijn) klaar.
    Sluit het Taakvenster.
    Sla het bestand met etiketten op.
    Stop etikettenvellen in de printer en afdrukken maar.

5 Reacties

  1. Hoi Toeke, Bedankt voor de duidlijke uitleg. Ik deed de etiketten wel al op deze manier maar bij stap 4 kon ik de uitleg niet volgen. Nu dank zij Toeke dus wel.
    met lieve groeten,
    Saskia

  2. Beste Toeke,

    Super bedankt voor je stapsgewijze uitleg.
    Even oefenen, en het liep als een trein.
    Dank! Dank! Dank!

    Harry

  3. Ik als ICT – er kwam er niet uit …. schaam schaam …. met deze tekst in 1 keer klaar … ik snap het ook niet, maar wel bedankt!! :D

    Johan

  4. Ik had al van alles geprobeerd, maar het lukte niet.
    Nu heb ik alles stapsgewijs uitgevoerd, en jawel.
    De etiketten zijn gereed.
    Alleen: importeren vanuit Excel 2007 naar Word 2003 lukte niet.
    Heb een oud Excel 97 bestand leeg gemaakt en daarop mijn adressen gekopiëerd. Toen lukte het prima.

    Kun je ook zo’n beschrijving maken, maar dan vanuit Microsoft Office Excel 2007 importeren naar Microsoft Office Word 2007

  5. Kun je ook duiden hoe te werken in Office 4 Mac?
    Ik kreeg de pagina met etiketten wel voor, maar kon vervolgens slechts kiezen uit AutoMergeFields 1 t/m veel, en niet de kolommen/cellen waar de gegevens uit moeten komen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: