Automatisch getallen kopiëren met Ctrl+’ in Excel

Donderdag – sneltoetsdag.
Iedere donderdag op dit blog een nieuwe sneltoets.

Je hebt een uit veel cijfers samengesteld getal getypt in een cel in Excel en precies datzelfde getal moet ook verschijnen in de cel daar onder?
Je moet in een hele rij cellen onder elkaar steeds hetzelfde getal intypen?

Wanhoop niet: Excel 2003 en 2007 bieden een helpend handje met Ctrl+’.

  • Typ in een cel het getal dat herhaald moet worden.
  • Druk op Enter zodat je in de cel onder het getal terecht komt.
  • Druk op Ctrl+’ (de ‘hoge’ komma).
  • Druk op Enter.
    Het getal is nu gekopieerd in de tweede cel.
  • Dit kun je zo vaak herhalen als je wilt.

Tip 1
Ctrl+D heeft hetzelfde effect. Bijna, want nu kopieer je ook de opmaak.
Dus: heb je een getal getypt in een vette, kleine letter, dan neem je met Ctrl D die opmaak mee.

Tip 2
Ctrl+R werkt net als Ctrl+D, maar dan in de cel rechts (van R) van de cel die je kopieert.

Tip 3
Met Ctrl+’, Ctrl+D en Ctrl+R kopieer je niet alleen getallen, maar ook teksten.

Tip 4
Ook op het gebied van automatisch teksten kopiëren is Excel erg behulpzaam.

Advertenties

Bereken het gemiddelde met Excel

We hebben het eerder gezegd: Excel is een superrekenmachine.
Je kunt er bijvoorbeeld heel gemakkelijk gemiddelden mee uitrekenen.

Om te demonstreren hoe dat werkt, pakken we boodschappenlijstje van de vorige berekening er weer even bij (zie afbeelding 1). Met dit verschil dat we nu niet gaan uitrekenen hoeveel we in totaal aan boodschappen kwijt waren, maar wat we er gemiddeld aan hebben uitgegeven.

Het boodschappenlijstje
Zo ziet ons boodschappenlijstje er uit.

Afbeelding 1: De kosten van de boodschappen. In kolom C is het gemiddelde over januari al uitgerekend.
.
Gemiddelde berekenen in Excel 2003
Om Excel het gemiddelde te laten berekenen van de boodschappen die je in februari hebt gehaald, doe je het volgende:
  • Zet de cursor in de cel onder het lijstje met bedragen.
  • Klik in de Standaardwerkbalk op het zwarte pijltje naast het sigmasymbool.
    Er verschijnt een menuutje met een aantal mogelijkheden.
  • Kies Gem = afkorting van Gemiddelde.
  • Er gebeurt nu van alles op je werkblad.
    Geen paniek.
    Druk op Enter.
  • In de cel waarin je de cursor had gezet, verschijnt nu een bedrag.
    En wel het gemiddelde van de boodschappen die je in februari had gehaald.

Tip 1
Je kunt het gemiddelde alleen op deze manier berekenen als het gaat om getallen of cijfers in een ononderbroken kolom.

Tip 2
Je kunt op dezelfde wijze het gemiddelde berekenen over getallen of cijfers die in een rij staan, horizontaal dus.

Gemiddelde berekenen in Excel 2007
In Excel 2007 werkt het net zo als in 2003. Je moet alleen even weten waar het sigmasymbool zit.

  • Klik in een cel onder of rechts van de getallen waarvan je het gemiddelde wilt berekenen.
  • Klik op het tabblad Start in de groep Bewerken op de pijl naast AutoSom.
  • Klik op Gemiddelde en druk tenslotte op Enter.

Hoeveel nachtjes slapen nog?

Het is vandaag 24 september. Over enige tijd arriveert Sinterklaas weer in ons land.

Over enige tijd???
Als je kinderen vragen hoeveel nachtjes het nog slapen is voor de Goedheiligman op 15 november voet aan wal zet in Almere, willen ze niet een vaag antwoord horen maar precies weten wanneer het zover is!!!
Gelukkig kun je het precieze antwoord meteen geven met behulp van Excel.

Excel – zowel 2003 als 2007 – kan het verschil tussen datums op twee verschillende manieren voor je uitrekenen.

Manier 1

  • Zet de cursor in cel A1 en typ de begindatum: 24-09-2008, dus.
  • Druk op Enter.
  • Zet de cursor in cel B1 en typ de einddatum: 15-11-2008.
  • Druk op Enter.
  • Zet de cursor in cel C1 en typ: =B1-A1.
  • Druk op Enter.
  • In C2 verschijnt nu het getal 52. Zoveel nachtjes slapen nog.

Hellup, er gaat iets niet goed
Misschien krijg je niet het verwachte resultaat te zien. Dat komt waarschijnlijk doordat de eigenschappen van de cellen niet goed staan ingesteld.

  • Selecteer de cellen A1 en B1.
  • Klik op de rechtermuisknop en kies Celeigenschappen.
  • Klik onder Categorie op Datum.
    Nu weet Excel dat deze cellen datums bevatten.
  • Selecteer cel C1, klik op rechts en kies Celeigenschappen.
  • Klik onder Categorie op Getal.
    Nu weet Excel dat die cel een getal bevat.

Tip
Meer weten over celeigenschappen?
Lees onze workshop Celeigenschappen van cellen in Excel instellen.

 

Manier 2

  • Zet de cursor in een cel en typ de volgende formule:
    =”15/11/2008″-“24/09/2008”
    Precies zoals hij hier staat, compleet met = en aanhalingstekens.
    Of:
    Selecteer deze formule, kopieer hem en plak hem in een cel.
    Of:
    Typ dan wel plak de formule in de formulebalk.
  • Druk op Enter.
  • Excel komt meteen met het juiste antwoord.
    Ook nu is dat 52.

Tip
Meer weten over formules in Excel?
Lees dan ons bericht De formulebalk van Excel als rekenmachine.

Rekenen met breuken in Excel

Als je met breuken wil werken in Excel zul je merken dat deze automatisch omgezet worden naar een datum of getal. Toets maar eens 6/12 in een cel. Je zult zien dat Excel er 6 december van maakt.

Lichtelijk vervelend natuurlijk, maar met de volgende tips ben je zo van dit probleem verlost.

Typ een nul
Om te voorkomen dat Excel een breuk interpreteert als een datum typ je gewoon een 0 (nul) en een spatie voor de breuk.
¼ wordt dus 0 ¼ .

Stel celeigenschappen in
Als je in heel veel cellen met breuken wil werken is het toch handiger de celeigenschappen in te stellen.
Kijk hiervoor bij onze workshop Eigenschappen van cellen in Excel instellen.

Met breukstreep
Als je de celeigenschappen instelt, kun je ervoor kiezen Excel de breuken met breukstreep te laten zien. In plaats van 0,25 zie je dan ¼.

Dat doe je zo::

  • Selecteer de cellen waarin je met breuken wilt rekenen door er met de rechtermuisknop op te klikken,
  • Kies: Eigenschappen > Categorie: Getal > Categorie: Breuk.
  • Selecteer de manier waarop je de breuken wilt uitdrukken, in halven of kwarten enz.
  • Klik op OK.

Voer nu in de cellen de breuken in. Je zult zien dat Excel ze netjes als breuk weergeeft.

De formulebalk van Excel als rekenmachine

Excel is ideaal voor het maken van berekeningen. De meeste berekeningen voer je uit met behulp van de formulebalk. De formulebalk zit boven in het werkblad van Excel (zie afbeelding 1).
In de formulebalk plaats je de uhm… formule – hoe komen we erop – waarmee je een berekening wil uitvoeren.

Afbeelding 1. De Formulebalk in Excel zit helemaal boven in het werkblad, nog boven de kolomletters.

Wat je moet weten
Als je in een cel iets invoert – een tekst, een getal, een formule, het maakt niet uit wat – zie je dat terug in de Formulebalk.
Andersom werkt het ook: selecteer eerst een cel en zet dan de cursor in de Formulebalk. Alles wat je in de Formulebalk zet, zie terug in de geselecteerde cel.

Iedere formule begint met =
Op school heb je geleerd sommen te maken op een manier waarbij de = bijna aan het eind staat. Net voor het eindresultaat.
In Excel is dat een beetje anders, daar begint de som met de =.

Nu de praktijk
Aan de hand van een voorbeeld laten we zien hoe een formule er uitziet en hoe je ermee werkt.
Dit doen we aan de hand van een voorbeeld dat eeuwig boeiend blijft: de ontwikkeling van je salaris.
In dit voorbeeld rekenen we uit hoeveel je salaris omhoog zou gaan als het ieder jaar zou stijgen met een (inflatie)percentage van 1,03.

We maken in Excel even een voorbeeldbestandje. In afbeelding 2 zie je het beginnetje.
In de eerste kolom zet je in cel A2 het jaartal 2008, in kolom B in cel B2 je jaarsalaris.

Afbeelding 2. Begin van het voorbeeldbestand.

Vul vervolgens in de cellen onder A2 de volgende jaartallen in (2009, 2010 enz.).
Dit kun je handmatig doen, maar je kun ook de vulgreep gebruiken.

De formule invoeren
Het is de bedoeling dat in cel B3 op een of andere manier je jaarsalaris over 2009 verschijnt, vermenigvuldigd met 1,03 procent.

  • Selecteer cel B3.
  • Zet de cursor in de Formulebalk.
  • Typ in de Formulebalk eerst de = en dan B2*1,03 (=B2*1,03)
    Hier staat dus eigenlijk dat in B3 de uitkomst moet verschijnen van het bedrag dat in B2 staat, vermenigvuldigd met 1,03.
  • Druk op Enter.
    In B3 zie je nu je jaarsalaris over 2008 verschijnen, inderdaad vermenigvuldigd met het inflatiepercentage (zie afbeelding 3).

Afbeelding 3: De formule in de Formulebalk en het resultaat in cel B3.

De formule doorvoeren met de vulgreep
Als je de jaren 2010 en volgende al in kolom A hebt ingevoerd, hoef je nu alleen nog maar de formule uit B3 door de voeren in de volgende cellen van kolom B.
Selecteer cel B3 en trek de selectie aan het vierkante blokje naar beneden (zie afbeelding 4).
Op deze manier zie je in een oogwenk hoe je er financieel voorstaat in pakweg het jaar 2020.

Afbeelding 4. Voer de formule door naar beneden in kolom B, door de vulgreep aan het vierkante blokje naar beneden te trekken.

Tip
Het voordeel van het werken met de vulgreep is dat je voor het gehele overzicht gemakkelijk wijzigingen kunt aanbrengen.
Stel je voor dat je jaarsalaris over 2008 niet 20.000 Euro is, maar 50.000. Hoe zou het er dan uitzien met de inflatie?

  • Verander in cel B2 het bedrag 20.000 in 50.000.
  • Druk op Enter.

Meer hoef je niet te doen. Excel past meteen de bedragen in de andere cellen in kolom B aan (zie afbeelding 5).

Afbeelding 5. Als je in cel B2 het bedrag verandert, past Excel automatisch het bedrag in de onderliggende cellen aan.

Zo kun je gemakkelijk nagaan wat je moet verdienen om de inflatie te kunnen compenseren. Nu nog opslag!

Automatisch optellen in Excel met AutoSom

ExcelExcel is een super rekenmachine. Als je het programma tot nu toe alleen gebruikte als database voor het bijhouden van het adressenbestand, wordt het tijd kennis te maken met het rekenvermogen van Excel.

Excel kan van alles en nog wat automatisch voor je optellen en neemt je daardoor veel werk uit handen. Het programma doet dit onder andere met de functie AutoSom.

  • Open Excel en maak om te oefenen even een klein boodschappenlijstje of iets wat daar op lijkt, zoals in afbeelding 1.
  • Excel moet weten in welke cellen bedragen ingevuld gaan worden.
    Selecteer daarom de ‘geldcellen’ in kolom B en C. Dat gaat het gemakkelijkst zo:
    – Zet de cursor in cel B2
    – Druk de Shifttoets in en houdt hem ingedrukt
    – Klik met de muis in cel C6. De bedoelde cellen zijn nu geselecteerd.
    Nu moet je aangeven dat je in die geselecteerde cellen iets met getallen wilt doen.
    – Ga in de Menubalk naar Opmaak > Celeigenschappen > tabblad Getal.
    Op deze manier weet Excel dat het niet om tekst gaat (die je niet kunt optellen), maar om cijfers. 

Boodschappenlijstje 01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Afbeelding 1. Celeigenschappen instellen.

  • Vul nu de bedragen in die je per maand kwijt bent aan je boodschappen.
    Als dat klaar is wil je natuurlijk weten wat het totaal per maand is en daarbij komt de functie AutoSom om de hoek kijken.
  • Zet de cursor in de lege cel onder het rijtje bedragen.
  • Klik boven in de werkbalk op het sigmasymbool (zie afbeelding 2).
    Als je de cursor boven het sigmasymbool houdt zie je de tekst AutoSom verschijnen.
  • Druk op Enter.
    Het totaalbedrag verschijnt in de lege cel.

Boodschappenlijstje 02

 

 

 

 

 

 

 
 
Afbeelding 2. AutoSom via het sigmasymbool.

  • Excel kan op deze manier ook de kosten over meerdere maanden uitrekenen.
    Klik op cel D2, vervolgens op het sigmasymbool en druk op Enter.
    Het resultaat is de som van – in dit geval – het bedrag aan boodschappen over de maanden januari en februari.

Tip
Als je meer wilt weten over het instellen van de celeigenschappen, kijk dan eens bij onze workshop Eigenschappen van cellen in Excel instellen.