Tips voor het maken van een lijst in Excel

Excel is eigenlijk een programma om mee te rekenen, maar je kunt er ook heel handig een database in bijhouden. Oftewel een lijst – met bijvoorbeeld adressen of een de gegevens van een verzameling.

Als je die lijst goed wilt kunnen sorteren, hou dan de volgende regels in het achterhoofd.

  1. Maak niet meer dan één lijst op een werkblad.
    Filteren of sorteren kun je niet op meer dan één lijst in een werkblad toepassen.
  2. Plaats ten minste één lege kolom en één lege rij tussen de lijst en eventuele andere gegevens op het werkblad.
    Zo herkent Excel gemakkelijker de lijst wanneer  je gegevens sorteert, filtert of automatische subtotalen invoegt.
  3. Zorg ervoor dat je geen lege rijen en kolommen in je lijst hebt.
    Anders denkt Excel dat de lijst ergens ophoudt waar jij dat niet wilt.
  4. Maak kolomlabels in de eerste rij van de lijst.
    Zorg ervoor dat er niet een lege rij boven de kolomlabels staat.
  5. Richt de lijst zo in dat bij alle rijen dezelfde soort gegevens in dezelfde kolom staat.

Oplopend of aflopend sorteren in Excel

Veel computeraars gebruiken Excel als database. Bijvoorbeeld om een adressenbestand bij te houden.

Je kunt die gegevens in je Exceldatabase oplopend van A tot Z of aflopend van Z tot A sorteren.

Sorteren in Excel 2003
Zorg dat je een bestand met gegevens geopend hebt (Afbeelding 1) en doe het volgende.

sorteren01
Afbeelding 1. Een adressenbestand in Excel.

  • Klik in een willekeurige cel in je adressenbestand.
  • Ga naar Menubalk > Data > Sorteren.
    Er verschijnt een dialoogvenster, waarin Excel automatisch een voorstel om te sorteren doet.
    Excel kiest automatisch het eerste veld van de van de kolom waarin je de cursor hebt gezet.
    Dit is in dit voorbeeld dus een van de Veldnamen: Achternaam, Voornaam, Straat en huisnr. en Woonplaats.
    Wij hebben de cursor in een cel onder Straat en Huisnr. gezet.
    Excel stelt daarom voor om het hele bestand alfabetisch oplopend op straatnaam te sorteren (Afbeelding 2).

sorteren02
Afbeelding 2. Als je in een cel onder Straat en huisnr. klikt, stelt Excel voor je adressenbestand alfabetisch oplopend te sorteren op de straatnamen.

Sorteren op Woonplaats
Wij willen ons adressenbestand niet op straatnaam sorteren, maar op Woonplaats.

  • Klik op het pijltje achter Straat en huisnr.
    Excel toont nu een lijstje met alle Veldnamen, waaruit je de gewenste Veldnaam kunt kiezen.
  • Klik in het lijstje op Woonplaats (Afbeelding 3).
    De gegevens in je bestand worden onmiddellijk alfabetisch op Woonplaats gesorteeerd.

sorteren03
Afbeelding 3. Klik op het pijltje achter Straat en huisnr. en kies Woonplaats om het adressenbestand alfabetisch op Wonplaats te sorteren.

Sorteren op Woonplaats en op Straat en huisnr.
Nog handiger is het je adressenbestand eerst op Woonplaats te sorteren, vervolgens op Straat en huisnr. en tenslotte op Achternaam. Zoals je kunt zien aan de mogelijkheden in het dialoogvenster kan dat in één keer.

  • Klik in het eerste vak Vervolgens op op Straat en huisnr.
  • Klik in het tweede vak Vervolgens op op Achternaam.
    Excel zet de gegevens keurig in de door jou gewenste volgorde (Afbeelding 4).

sorteren04
Afbeelding 4. Het bestand is gesorteerd op 1. Woonplaats, 2. Straatnaam en 3. Achternaam.

Sorteren in Excel 2007
In Excel 2007 werkt het sorteren hetzelfde als in 2003, je moet alleen even weten waar je moet klikken om te kunnen sorteren.
Je vindt de mogelijkheid om te sorteren als volgt:

  • Zet de cursor in een willekeurig cel.
  • Ga naar de Groep Bewerken en klik op het pijltje achter Sorteren en filteren en je krijgt de mogelijkheden om te sorteren te zien.

Tip
In het dialoogvenster kun je aangeven of je bestand een Veldnamenrij bevat, met bijvoorbeeld de termen Achternaam, Voornaam, Straat en huisnr. en Woonplaats.
Als je bestand een Veldnamenrij bevat en je geeft dat niet aan, dan wordt je veldnamenrij meegesorteerd.
Dat is in dit voorbeeld niet de bedoeling. Daarom hebben we aangegeven dat ons bestand een Veldnamenrij bevat.

Formulieren gebruiken in Excel 2007

Het pakket Office 2007 is voor de meesten best even wennen. Alles wat je met vorige versies kon doen kun je ook met 2007 doen, maar je moet wel uitzoeken hoe. Voorlopig houden wij het daarom maar bij 2003.
Er zijn evenwel uitzonderingen die de regel bevestigen. Een van de lezeressen van dit blog mailde ons erg blij te zijn met het bericht Formulieren gebruiken in Excel.
Echter, eenmaal overgestapt op versie 2007 miste ze de Menubalk met Data > Formulieren.

Omdat ze een van onze meest enthousiaste lezeressen is, hebben we ons verdiept in Excel 2007 om uit te vinden hoe je in die versie een formulier maakt voor het invoeren van gegevens. 

Werkbalk snelle toegang aanpassen
Het lint in de nieuwe versie van Excel bevat niet standaard een rechtstreekse toegang tot Data > Formulieren, waarmee je een invoerformulier voor gegevens kunt maken.
Je moet die toegang zelf maken.

Dat doe je als volgt.

  • Klik met de rechtermuisknop op de knop met het Office 2007 logo, helemaal links boven in je scherm.
  • Kies Werkbalk snelle toegang aanpassen.
    Het scherm Aanpassen van Excel verschijnt.
  • Klik op het pijltje achter Kies opdrachten uit.
  • Selecteer Opdrachten die niet in het lint staan.
  • Scroll door de lijst in de linkervak.
  • Selecteer Formulier.
  • Klik op de knop Toevoegen om de geselecteerde opdracht Formulier toe te voegen aan de Werkbalk snelle toegang.
  • Klik op OK om het scherm Aanpassen van Excel te sluiten.

De Werkbalk snelle toegang zit onder het lint en boven het werkblad.
Zodra je de opdracht Formulier toevoegen hebt voltooid, verschijnt er een nieuw icoontje op deze Werkbalk snelle toegang.
Het icoontje ziet er uit als een miniformuliertje. Als je de cursor boven het icoontje houdt verschijnt er een schermpje met het woord Formulier.
Dan weet je dat je goed zit.

Als je in de Werkbalk snelle toegang op het icoon Formulier klikt, komt Excel ook in 2007 met de mededeling dat het niet weet of de tekst in de eerste rij gegevens bevat of gezien moet worden als kolomlabels.
Je kunt weer gewoon op OK klikken en dan zie je je vertrouwde formulier voor het invoeren van gegevens weer.

Getallen laten beginnen met een 0 in Excel

ExcelAls je in Excel een getal invoert dat met een 0 begint, laat Excel dat cijfer vaak automatisch weg.
Hoe vaak? Dat hangt af van de versie van Excel die je gebruikt.

Dat weglaten van die nul is erg vervelend als je bijvoorbeeld een telefoonnummer of een buitenlandse postcode wilt opnemen in een bepaalde cel.

De oplossing is gelukkig simpel.
Typ een hoge komma (‘) voor de 0 en Excel ‘denkt’ dat het om tekst gaat.

Tip
Het kan gebeuren dat er nu een groen driehoekje in de cel verschijnt. Excel wil je daarmee duidelijk maken dat er in die cel een getal staat dat is opgemaakt als tekst en stelt voor daar weer een getal van te maken.
Niet doen dus, anders heb je weer een getal zonder nul.

Formulieren gebruiken in Excel 2003

Als je een adressenlijst in Excel wilt maken kun je ervoor kiezen dat met een formulier te doen. Het handige van een formulier is dat je niet zo gemakkelijk per ongeluk de cursor in een verkeerde cel zet en gegevens op een verkeerde plaats invult.
Een formulier is ook nog eens zo gemaakt. Er is dus niets wat je tegenhoudt.
  • Vul in de bovenste rij cellen de opschriften in van de gegevens die je opneemt.
    Bijvoorbeeld Voornaam in A1, Tv (van tussenvoegsel) in A2, Achternaam in A3 enzovoorts.
  • Opschriften klaar? Klik dan op Data > Formulier.
    Excel komt nu met de mededeling dat het niet weet of de tekst in de eerste rij gegevens bevat of gezien moet worden als kolomlabels.
    De opschriften zijn inderdaad kolomlabels.
    Klik dus op OK.
  • Er verschijnt een venster.
    Links zie je de opschriften die je hebt ingegeven, rechts de bijbehorende invulvakjes.
    Je kunt nu naar hartelust gaan invullen.
  • Als je de gegevens van een persoon hebt ingevuld klik in je in het Venster op de knop Nieuw.
    Je kunt nu de gegevens van de tweede persoon invullen.
    Excel zorgt ervoor dat de gegevens van de tweede persoon automatisch op de volgende regel terechtkomen.
    Klik op Sluiten als je klaar bent met invullen.

Formulieren invullen in Excel

 

  • Invullen hervatten
    Ga naar Data > Formulieren om het invulvenster tevoorschijn te laten komen.
    Scroll met de schuifbalk in het midden van het venster helemaal naar beneden.
    Je krijgt een leeg invulvenster en kunt verder gaan met invullen.
  • Personen tussenvoegen
    Al scrollend kom je voorbij je personen die je al hebt ingevoerd.
    Je kunt op deze manier eventueel ook personen tussenvoegen.
  • Record verwijderen
    Iemand verwijderen die je al had ingebracht?
    Ga er met de scrollbalk naar toe en klik op Verwijderen.
  • Herstellen
    Je vergist je bij het invullen en wilt je record leegmaken?
    Klik op Herstellen.

Tip 1
Op deze manier kun je ook een lijst maken van je verzameling cd’s of dvd’s.

Tip 2
Werk je in Excel 2007? Lees dan ons bericht Formulieren gebruiken in Excel 2007.

Excel: gegevens uit twee cellen samenvoegen

Excel wordt veel gebruikt voor het maken van adreslijsten.

Stel dat je een kolom hebt voor de postcode en één voor de woonplaats en dat je die gegevens bij nader inzien liever samen in één kolom wilt hebben.

Je kunt dan het beste een extra kolom aanmaken waarin de samengevoegde gegevens zet. Als je de kolommen met alen de postcode en alleen de woonplaats bewaart, kun je per keer kiezen welke je het liefste gebruikt.

Het is een hele klus om de gegevens uit twee kolommen handmatig foutloos over te typen in één kolom, maar de computer zou geen computer zijn als daar niet iets op was bedacht.

Klik op deze link, dan kom je op de site van Microsoft Office met een video-instructie die toont hoe je dat eenvoudig voor elkaar krijgt.

Stappen op een rij
Voor de handigheid zetten we de stappen die je in het filmpje getoond krijgt, ook nog even op een rij.

  • Selecteer de cel waarin de samengevoegde informatie moet komen.
    Als de postcode in B2 staat en woonplaats in C2, zet dan de samengevoegde informatie D2 of E2.
  • Typ in de cel = (het is-gelijk teken) en klik op de cel met de postcode.
  • Typ vervolgens &” “& en klik op de cel met de plaatsnaam.
  • Druk op Enter om de bewerking af te sluiten.

De postcode en de woonplaats zijn nu in één cel samengevoegd.