Oplopend of aflopend sorteren in Excel

Veel computeraars gebruiken Excel als database. Bijvoorbeeld om een adressenbestand bij te houden.

Je kunt die gegevens in je Exceldatabase oplopend van A tot Z of aflopend van Z tot A sorteren.

Sorteren in Excel 2003
Zorg dat je een bestand met gegevens geopend hebt (Afbeelding 1) en doe het volgende.

sorteren01
Afbeelding 1. Een adressenbestand in Excel.

  • Klik in een willekeurige cel in je adressenbestand.
  • Ga naar Menubalk > Data > Sorteren.
    Er verschijnt een dialoogvenster, waarin Excel automatisch een voorstel om te sorteren doet.
    Excel kiest automatisch het eerste veld van de van de kolom waarin je de cursor hebt gezet.
    Dit is in dit voorbeeld dus een van de Veldnamen: Achternaam, Voornaam, Straat en huisnr. en Woonplaats.
    Wij hebben de cursor in een cel onder Straat en Huisnr. gezet.
    Excel stelt daarom voor om het hele bestand alfabetisch oplopend op straatnaam te sorteren (Afbeelding 2).

sorteren02
Afbeelding 2. Als je in een cel onder Straat en huisnr. klikt, stelt Excel voor je adressenbestand alfabetisch oplopend te sorteren op de straatnamen.

Sorteren op Woonplaats
Wij willen ons adressenbestand niet op straatnaam sorteren, maar op Woonplaats.

  • Klik op het pijltje achter Straat en huisnr.
    Excel toont nu een lijstje met alle Veldnamen, waaruit je de gewenste Veldnaam kunt kiezen.
  • Klik in het lijstje op Woonplaats (Afbeelding 3).
    De gegevens in je bestand worden onmiddellijk alfabetisch op Woonplaats gesorteeerd.

sorteren03
Afbeelding 3. Klik op het pijltje achter Straat en huisnr. en kies Woonplaats om het adressenbestand alfabetisch op Wonplaats te sorteren.

Sorteren op Woonplaats en op Straat en huisnr.
Nog handiger is het je adressenbestand eerst op Woonplaats te sorteren, vervolgens op Straat en huisnr. en tenslotte op Achternaam. Zoals je kunt zien aan de mogelijkheden in het dialoogvenster kan dat in één keer.

  • Klik in het eerste vak Vervolgens op op Straat en huisnr.
  • Klik in het tweede vak Vervolgens op op Achternaam.
    Excel zet de gegevens keurig in de door jou gewenste volgorde (Afbeelding 4).

sorteren04
Afbeelding 4. Het bestand is gesorteerd op 1. Woonplaats, 2. Straatnaam en 3. Achternaam.

Sorteren in Excel 2007
In Excel 2007 werkt het sorteren hetzelfde als in 2003, je moet alleen even weten waar je moet klikken om te kunnen sorteren.
Je vindt de mogelijkheid om te sorteren als volgt:

  • Zet de cursor in een willekeurig cel.
  • Ga naar de Groep Bewerken en klik op het pijltje achter Sorteren en filteren en je krijgt de mogelijkheden om te sorteren te zien.

Tip
In het dialoogvenster kun je aangeven of je bestand een Veldnamenrij bevat, met bijvoorbeeld de termen Achternaam, Voornaam, Straat en huisnr. en Woonplaats.
Als je bestand een Veldnamenrij bevat en je geeft dat niet aan, dan wordt je veldnamenrij meegesorteerd.
Dat is in dit voorbeeld niet de bedoeling. Daarom hebben we aangegeven dat ons bestand een Veldnamenrij bevat.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: